Hoe een Vietnam E-Visa aan te vragen

Allereerst, is het geen algemene kennis dat het altijd beter is om geen visum aan te hoeven vragen dan wel? Dus als je een korte reis naar Vietnam plant, controleer dan eerst de lijst met visumvrije landen.

Voor het geval je paspoort niet deze status heeft, lees verder om de belangrijkste tips te ontdekken om toekomstige complicaties te vermijden en je kans op een snelle goedkeuring te vergroten bij het aanvragen van een e-visum - tot nu toe het meest handige type visum in Vietnam.

Is een e-visum legitiem?

Ja. Een e-visum in Vietnam is geen oplichterij. De overgang van in de rij staan en wachten bij een fysiek kantoor naar online verwerking voor visumaanvragen is onlangs goedgekeurd door de regering van Vietnam en geïmplementeerd door de Vietnamese immigratiedienst van het ministerie van Openbare Veiligheid.

Het proefprogramma, dat in 2017 begon en in 2020 met gunstige resultaten werd afgerond, heeft als doel de Vietnamese toeristische sector effectief te laten concurreren met die van andere landen in de regio. Een andere toegevoegde waarde van deze verandering is hoe de implementatie barrières kan afbreken met betrekking tot dubieuze tussenpersonen en overijverige aanvragen bij Vietnamese visumverstrekkende instanties in het buitenland en op internationale toegangspoorten in Vietnam.

Met betrekking tot het e-visumprogramma zelf zijn er bepaalde wijzigingen vanaf 15 augustus 2023 waar je van op de hoogte moet zijn:

(1) Je e-visum wordt nu uitgegeven onder de "EV" categorie.

(2) Het hele proces wordt uitgevoerd op een alles-in-één online platform: van het indienen van een aanvraag, betaling van de vergoeding, volgen van de aanvraag, tot de afgifte van het visum. Het beste is dat individuen ervoor kunnen kiezen om zelf een aanvraag in te dienen zonder de hulp van een organisatie of tussenpersoon.

(3) Paspoorthouders van alle landen en gebieden kunnen een elektronisch visum aanvragen.

(4) Zowel enkele als meerdere inreizen zijn mogelijk. Voorheen waren alleen enkele inreizen toegestaan.

(5) Een e-visum kan worden verleend voor maximaal 90 dagen verblijf, in plaats van de vroegere limiet van 30 dagen, waardoor niet-inheemse reizigers meer vrijheid en flexibiliteit krijgen bij het plannen van hun verblijf. Er is echter geen garantie dat de duur die je wilt verkrijgen exact dezelfde zal zijn als de toegestane verblijfsperiode op je goedgekeurde visum. Daarmee is gezegd dat er gevallen zijn geweest van toeristen die een aanvraag deden voor een 14-daagse reis; toch kregen zij de maximale duur van 90 dagen op hun e-visum. Aan de andere kant waren er ook anderen die een regeling van 3 maanden hadden verwacht, maar slechts een goedkeuring voor 2 weken kregen en hun reis dienovereenkomstig moesten aanpassen.

Merk op dat je ook een uitnodigende of garanderende autoriteit, organisatie of persoon kunt hebben die namens jou een e-visum aanvraagt. Lees meer over deze situatie op de officiële site.

Juridische referenties: Gewijzigde wet nr.23/2023/QH15, Resolutie nr.127/NQ-CP

Wat is de officiële site om een aanvraag in te dienen en meer te leren over het Vietnam e-visum?

Om het aanvraagproces te starten, ga naar de Registratiepagina beheerd door de Vietnamese immigratiedienst (Ministerie van Openbare Veiligheid):

• Voor Vietnamese taal: https://evisa.xuatnhapcanh.gov.vn/web/guest/khai-thi-thuc-dien-tu/cap-thi-thuc-dien-tu

• Voor Engelse taal: https://immigration.gov.vn/en_US/web/guest/khai-thi-thuc-dien-tu/cap-thi-thuc-dien-tu 

Om de status van de aanvraag bij te houden of gegevens aan te passen totdat je visum is goedgekeurd, vul de informatie in op dit E-visum Zoekmenu, ook beheerd door de Vietnamese immigratiedienst: https://immigration.gov.vn/tra-cuu-thi-thuc

Tot nu toe is er nog geen mobiele app beschikbaar om deze administratieve taak te vergemakkelijken. Bovendien, om kleine verstoringen tijdens je aanvraag te vermijden, is een pc / laptop te verkiezen boven een mobiele telefoon of tablet.

Wat moet ik voorbereiden voordat ik een e-visum aanvraag?

Vul zoveel mogelijk velden in, naast de met een asterisk gemarkeerde, als een goede start. Hier zijn echter een paar andere nuttige tips voor jou:

Portretfoto en paspoortgegevens pagina afbeelding

Zorg ervoor dat je portretfoto een witte achtergrond heeft met beide oren zichtbaar, je ogen recht vooruit kijkend zonder accessoires die de herkenning van je gelaatstrekken belemmeren, zoals hoeden, brillen, zonnebrillen, oorbellen, kettingen en piercings, behalve om religieuze redenen.

De paspoortgegevenspagina, meestal op de eerste en tweede pagina, bevat alle cruciale informatie die nodig is om de identiteit van een reiziger te bewijzen. Een wazige, vervormde afbeelding is daarom duidelijk niet acceptabel. Vermijd ook harde reflecties van licht. Vergeet niet onnodige delen op de buitenranden bij te snijden en alle schriftelijke gegevens op de pagina te tonen.

Merk op dat beide afbeeldingen moeten worden geüpload in '.jpg'-formaat, waarbij de portretfoto het 4x6 cm formaat volgt (of 2x2 inches) en onder de 50KB blijft en de gegevenspagina onder de 200KB in grootte blijft.

ICAO naam invulling

Namen kunnen soms lastig te identificeren zijn. Let in dit geval op de geschreven regels onderaan de gegevenspagina (Figuur 1).

Figuur 1. Een voorbeeld van de ICAO-regel onderaan je paspoortgegevens pagina (Bron: Website voor immigratie e-visum aanvragen)

Een ander belangrijk punt op de aanvraagsite is dat het "Volledige Naam" veld, dat eerder een enkele invoer vereiste, nu is opgesplitst in twee aparte velden: "Achternaam" en "Voornaam." Dus, in het bovenstaande voorbeeld, zou de juiste gegevensinvoer als volgt moeten zijn:

Achternaam: MC Voornaam: CANN BJOERNHOLH JR O CONNELL

(1) Je achternaam wordt geïdentificeerd van de letters voor "<<," en je voornaam van de letters achter "<<" tot het einde van de eerste regel.

(2) Gebruik hoofdletters en 26 letters van het Engelse alfabet. Geen diakritische tekens en niet-Engelse karakters uit andere talen zoals Hebreeuws, Arabisch, Chinees, Koreaans, Japans, Thais, enz. kunnen in het systeem worden geregistreerd. Gebruik slechts één spatie tussen elke naam en verwijder eventuele apostrofs.

(3) Als je geen achternaam hebt, laat het veld niet leeg, omdat dit het systeem kan aanzetten tot het geven van een foutmelding over een lege spatie. Voeg in plaats daarvan een koppelteken “-” toe.

Doel van binnenkomst

Tenzij het absoluut noodzakelijk is, probeer het reisdoel binnen de "toerisme" parameter te houden, aangezien elke afwijking hiervan kan resulteren in een verzoek om aanvullende documenten en een langere procedure.

Betaling

Na je informatieverklaring op de website, word je gevraagd om de informatie op een aparte pagina te bekijken. Wanneer je tevreden bent met de informatie, klik op “Betaal e-visumkosten" onderaan de pagina om door te gaan naar de betalingsgateway.

Afhankelijk van het e-visum dat je aanvraagt, varieert de eenmalige vergoeding tussen US$25 voor een enkele binnenkomst en US$50 voor meerdere binnenkomsten. 

De vergoeding blijft niet-terugbetaalbaar in het geval van afwijzing van de aanvraag. Meestal, als je aanvraag moet worden gewijzigd, hoef je geen terugkerende kosten in te dienen. Alleen in het geval dat je een nieuwe aanvraag indient, betaal je de vergoeding opnieuw.

Ondanks het brede scala aan betaalmogelijkheden op het portaal, zijn de meest populaire en gegarandeerde voor uitgaande toeristen debit- of creditcards uitgegeven door Mastercard, Visa of JCB.

De andere betalingsmiddelen omvatten:

- Payoo elektronische portemonnee

- Bankrekeningen in Vietnam

- Contante betaling bij gemakswinkels die binnen het netwerk van Payoo-betaling vallen: B's mart, FamilyMart, CircleK, Ministop

Kopieer en plak de exacte “Omschrijving” teksten die op het portaal worden aangegeven in je transactieomschrijving, indien van toepassing.

Resultaatmelding

Er is geen officiële verklaring over of het resultaat per e-mail zal worden gemeld, hoewel aanvragers nog steeds dagelijks goedkeurings- en afwijzingsmails van de immigratiedienst ontvangen.

Met dat gezegd zijnde, is het belangrijk om de voortgang van de applicatie de komende dagen bij te houden via de status trackingsite, gebruikmakend van je eenmalige registratieschot, je e-mail en je geboortedatum om je status te bekijken.

Vergeet niet om je registratieschot op te slaan en je spam-inbox te controleren om te voorkomen dat je nieuwe updates mist.

Verwerkingstijd

Het officiële portaal stelt dat er ongeveer drie (03) werkdagen nodig zijn om een indiening af te ronden, vanaf één dag na de datum van aanvraag en vergoedingsbetaling.

Het is echter altijd het beste om minstens twee tot drie weken van tevoren een aanvraag in te dienen, aangezien andere problemen, zoals vermeld in dit artikel, onderweg kunnen optreden. Verwacht ook vertragingen tijdens nationale feestdagen en weekenden.

Voorbereiding zal je zeker behoeden voor onnodige stress wanneer de status van je aanvraag nog steeds “Amenderen" aangeeft 24 uur voordat je vlucht vertrekt!

Onnauwkeurigheid van persoonlijke informatie

Dit klinkt misschien onwaarschijnlijk in eerste instantie, maar het is vaker gebeurd dan je zou denken.

Wees je ervan bewust dat het immigratiekantoor noch via e-mail reageert, noch informatie op je visumaanvraag wijzigt.

Daarom is de uiteindelijke oplossing hier om opnieuw aan te vragen via de eerste Registratiepagina, aangezien je je informatie niet kunt wijzigen wanneer je status is weergegeven als “Goedgekeurd”. Daarna doorgaan met het bijhouden van de status en de nauwkeurigheid van de informatie.

Hoe weet ik of mijn aanvraag is goedgekeurd? Zo niet, kan ik onmiddellijk opnieuw aanvragen?

In geval van succes of “Goedgekeurd” (gefeliciteerd!), ontvang je een e-mail en een statuswijziging op het E-visum Zoekmenu. Vergeet niet om je e-visum af te drukken (kleur of zwart-wit zijn acceptabel) voor je vertrekdatum. Je moet ook een andere afgedrukte kopie laten zien wanneer je Vietnam verlaat. Daarom is het beter om 2 kopieën bij je te hebben.

Figuur 2. Een voorbeeld van Visumgoedkeuring op de Officiële Tracking Site van de Vietnamese Immigratiedienst

Zoals eerder vermeld is het cruciaal dat je let op onnauwkeurigheden in het afgegeven e-visum bestand, omdat dit je aankomst in Vietnam kan bemoeilijken en nogal wat toeristen die in 2023 een visum aanvroegen met dit probleem te maken hebben gehad.

Elk elektronisch visum wordt ook vergezeld van een unieke QR-code die de persoonlijke gegevens van een bezoeker vertegenwoordigt telkens wanneer zij het land binnenkomen, doorreizen of verlaten.

Aan de andere kant, behoudt het immigratiekantoor alle rechten om je aanvraag zonder verdere uitleg af te wijzen. In dit geval zal het “Aanvraagstatus" veld “Amenderen" weergeven. Om het probleem op te lossen, kun je:

(1) De gegevensinvoer dubbel controleren op mogelijke oorzaken in strijd met de immigratiewet van Vietnam en proberen je aanvraag opnieuw in te dienen na een (01) dag. Bij het opnieuw aanvragen, inloggen op het E-visum Zoekmenu in plaats van de Registratiepagina, om te voorkomen dat je opnieuw de vergoeding betaalt, en simpelweg dezelfde registratieschot, registratie-email en je geboortedatum invoeren om de aanvraag bij te werken.

(2) Bekijk de sectie met de vraag, "Ben je in het afgelopen jaar in Vietnam geweest?" Als de laatste vertrekdatum ("naar" kolom) die je hebt ingevuld later is dan de huidige datum, kan het immigratiekantoor dit hebben geïdentificeerd als een poging om een nieuw e-visum vanuit Vietnam aan te vragen. Deze situatie kan resulteren in de afwijzing van je aanvraag. Wat je kunt doen als je jezelf in deze situatie bevinden, is het huidige bezoek weglaten, aangezien dit geen verplicht veld is, of een vertrekdatum invoeren die eerder is dan de huidige datum.

(3) Op dezelfde manier, bekijk de sectie met de vraag, “Permanente woonadres” en “Contactadres”. Als het adres dat je hebt ingevuld een Vietnamees adres is, kan het immigratiekantoor dit hebben geïdentificeerd als een poging om een nieuw e-visum vanuit Vietnam aan te vragen, wat kan leiden tot de afwijzing van je aanvraag. Vervang gewoon het Vietnamese adres door een adres in je land van herkomst en dien je aanvraag opnieuw in.

(4) Zoek hulp van een onafhankelijke instantie die ervaring heeft met vergelijkbare gevallen voor burgers van jouw nationaliteit. Verwacht variërende kosten als het gaat om deze diensten.

Wat zijn de toegangspoorten in Vietnam die e-visum toegang toestaan?

Kom in Vietnam aan bij het exacte toegangspunt dat op je visum is vermeld, aangezien je de toegang geweigerd kan worden als je aankomsthaven niet overeenkomt met wat is vermeld.

Vind alle internationale grensovergangen die de toegang, doorreis en uitgang van Vietnam via een elektronisch visum accepteren hieronder (Figuur 3).

Figuur 3. 13 luchthavens, 16 grensovergangen, en 13 zeehavens staan e-visum toegang, doorreis en uitgang toe. (Bron: Vietnam Immigratiedienst)

Kan ik mijn e-visum verlengen of vernieuwen binnen Vietnam?

Helaas is het momenteel onmogelijk om de verlenging of vernieuwing van je e-visum uit te voeren voordat je Vietnam verlaat, aangezien de aanvraag vereist dat je de meest recente bezoeken aan Vietnam in het afgelopen jaar opgeeft. Niet aangeven dat je uit Vietnam bent voor het aanvragen zal zeker leiden tot een afwijzing.

In plaats daarvan is het raadzaam om het land te verlaten tegen de gestempelde vertrekdatum, ofwel terug naar je land van herkomst of een naburig land naar keuze, hetzelfde e-visum aanvraagproces door te lopen, en Vietnam opnieuw binnen te gaan na het verkrijgen van een nieuw e-visum.